Jak zabrać się za zorganizowanie i przeprowadzenie wideokonferencji? Porady

Zorganizowanie i przeprowadzenie wideokonferencji to dość trudne zadanie, zwłaszcza dla tych osób, które nigdy wcześniej nie miały z tym styczności. Przeniesienie się na krótką chwilę do wirtualnego świata pozwala na zaoszczędzenie czasu (np. na dojazdach) i organizację konferencji online w dowolnie wybranym momencie (np. w nagłej sytuacji, gdy konieczne jest zebranie wszystkich pracowników lub członków zarządu).

Zorganizowanie wideokonferencji – od czego zacząć?

Jeśli ktoś nie wie jak zorganizować wideokonferencję powinien rozpocząć od wyselekcjonowania zaufanej grupy osób, która zajmie się organizacją tego typu wydarzenia/eventu. W ten sposób dojdzie do profesjonalnego podziału zadań. Wybierze się m.in. koordynatora spotkania, technika czy też marketingowca.

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań warto zadać sobie jedno podstawowe pytanie – czego ma dotyczyć konferencja online i do kogo się ją kieruje? Zbyt ogólny temat może doprowadzić do wielu przykrych sytuacji, ponieważ będzie to dotyczyło dużej grupy osób i rozproszenia uwagi uczestników. Z tego też względu opłaca się popracować nad zawężeniem tematu. Dzięki temu nie będzie trudności z wybraniem grupy docelowej, ale też znalezieniem partnerów i ewentualnych sponsorów.

Konferencja online – o czym jeszcze trzeba pamiętać?

Konferencja online może przebiegać na kilka różnych sposobów. Może to być typowa wideokonferencja w firmie, która będzie omówieniem ważnego projektu firmowego lub też dotyczy zaangażowania pracowników w nowe zadania. Czasami nie trzeba umawiać się na takie spotkania „oko w oko”, gdyż większość spraw da się załatwić przez Internet. Konieczne jest jednak stabilne łącze internetowe. Alternatywą są konferencje międzynarodowe, w trakcie których bierze się pod uwagę m.in. występujące na świecie różnice czasowe. Tyczy się to zwłaszcza wielkich korporacji. Przy organizowaniu konferencji online nie obejdzie się bez odpowiedniej promocji. Warto poinformować o tym, jak największą grupę potencjalnych uczestników (np. poprzez wiadomość e-mail, kartki zamieszczone na tablicy ogłoszeń lub też kampanię promocyjną).

Przeprowadzenie konferencji online – co z wyborem platformy?

Wideokonferencja w firmie wymaga również dobrania odpowiedniej platformy, na której zorganizuje się wspomniane wyżej spotkanie. W tym miejscu warto wziąć pod lupę następujące czynniki:

• czy wybrana platforma jest przystosowana do obsługi przynajmniej kilkudziesięciu uczestników?
• czy dostępne funkcje są w pełni zadowalające i można z nich korzystać w różnych językach?
• czy platforma wymaga dodatkowej instalacji, czy też można z niej korzystać poprzez przeglądarkę internetową?
• jaka jest jakość realizowanego połączenia wideo?
• w jaki sposób ukazywane są prezentacje i slajdy?

Jak widać nie są to przelewki, dlatego trzeba do tego podejść z właściwym zaangażowaniem. Tylko wtedy wideokonferencja zakończy się pożądanym sukcesem i wyciągnie się z niej porządne wnioski. Jeśli ktoś nie ma w tym żadnego doświadczenia powinien skorzystać z usług profesjonalistów.