Artykuły biurowe niezbędne do organizacji i archiwizacji dokumentów

Każdy, kto prowadzi firmę, ma obowiązek zadbać o segregowanie dokumentów, ich odpowiednie przechowywanie oraz archiwizację. Wszelkie zaniedbania, np. zagubienie istotnych umów, mogą mieć bowiem poważne konsekwencje. Nie znaczy to jednak, że organizacja dokumentów to temat, którym powinni się zainteresować wyłącznie przedsiębiorcy.

Dokumenty przechowujemy nie tylko w biurze, lecz także w domach. Chyba każdy ma u siebie m.in. umowy z operatorem telefonii komórkowej, internetu, dostawcą prądu i innych usług, wyniki badań specjalistycznych z ostatnich lat, świadectwa szkolne, umowy najmu lub zakupu nieruchomości albo pojazdów, umowy zawierane z dotychczasowymi pracodawcami czy rozliczenia podatkowe. Oprócz tego do dokumentów trafiają faktury papierowe – o ile nadal z takich korzystamy – informacje ze wspólnot lub spółdzielni, zalecenia lekarskie, a nawet ulotki. Wszystko powinno się posegregować, żeby w razie potrzeby szybko odnaleźć to, co w danej chwili jest potrzebne. Dobra organizacja dokumentów w domu podobnie jak w biurze ma ułatwiać codzienne zadania. Jakie artykuły biurowe przydają się do przechowywania niezbędnych papierów?

Segregatory i skoroszyty

Chyba najpopularniejsze są segregatory, które umożliwiają gromadzenie dokumentów jednego typu (np. umów czy wyników badań) albo z jednego okresu (np. danego miesiąca czy roku) w konkretnym miejscu. W zależności od preferencji można wybierać spośród segregatorów dźwigniowych lub ringowych w wielu kolorach, wzorach i o różnej szerokości. Dodatkowo większość segregatorów dostępnych na rynku ma na grzbietach folie z papierowymi wkładkami, na których da się opisać ich zawartość.

Uzupełnieniem segregatorów są skoroszyty twarde zawieszane, skoroszyty oczkowe oraz wąsy skoroszytowe. Te wpina się do segregatorów, dzieląc tym samym dokumenty na różne grupy np. zgodnie z kolejnością alfabetyczną, podziałem na miesiące czy na klientów. W razie potrzeby skoroszyty można szybko wyciągnąć i przenieść, bez konieczności dźwigania całego segregatora.

Gdzie kupić sprzęt biurowy i artykuły szkolne? Szeroką ofertę różnorodnych produktów znajdziesz m.in. tu: https://kapitanbiuro.pl.

Teczki i deski

Do przechowywania bieżących dokumentów przydają się teczki i deski. Jeżeli chodzi o teczki, dostępne są w wersji z jedną lub dwiema gumkami, zapinane na suwak, na zatrzask albo z rzepami. Część z nich podobnie jak skoroszyty da się wpiąć do segregatorów, inne przydają się do bezpiecznego transportu dokumentów. Oprócz tego można kupić również teczki boxy, w których można trzymać większą ilość papierów niż w standardowych teczkach, ale w warunkach biurowych wygodniejszym rozwiązaniem będą segregatory.

Deski to sztywne tekturowe podkładki pokryte kolorową folią PVC z klipsem na górze. Wykorzystywane są zazwyczaj do porządkowania dokumentów potrzebnych np. do prezentacji albo do przekazania klientowi.

Półki na dokumenty

Jakie jeszcze artykuły do biura przydają się przy segregowaniu dokumentów? Zarówno w domu, jak i w pracy można używać plastikowych półek, które da się ustawić jedna na drugiej albo pojemników z szufladami. Takie rozwiązania pozwalają na rozdzielenie np. ulotek od bieżącej korespondencji lub dokumentów przeznaczonych dla kilku osób.